Documentatia in contextul auditului situatiilor financiare dr. Mircea BOULESCU
Scrisoarea referitoare la misiunea de audit
Este in interesul clientului si al auditorului ca acesta din urma sa trimita o scrisoare referitoare la misiune, preferabil inainte de inceperea misiunii pentru a ajuta la evitarea neintelegerilor cu privire la misiunea in cauza.
Scrisoarea referitoare la misiune inregistreaza si confirma acceptarea de catre auditor a misiunii in functie a obiectivului si ariei de aplicabilitate a auditului, a responsabilitatilor auditorului fata de client si a formei oricaror rapoarte.
Documentatia privind auditul informatiilor financiare istorice
Cu privire la controlul calitatii pentru auditul informatiilor financiare istorice documentatia in contextul auditului situatiilor financiare include:
a) Inregistrarea aspectelor descoperite si modul in care acestea au fost rezolvate.
b) Concluzia cu privire la respectarea cerintelor de independenta care se aplica misiunii de audit.
In acest sens, partenerul misiunii (auditorul responsabil de misiune din cadrul firmei de audit) ar trebui:
– sa identifice si evalueze circumstantele si relatiile care creeaza amenintari la adresa independentei;
– sa evalueze informatiile cu privire la incalcarile descoperite daca acestea exista, in ceea ce priveste politicile si procedurile legate de independenta pentru a stabili daca acestea creeaza o amenintare la adresa independentei pentru misiunea de audit;
– sa ia masurile necesare pentru a elimina amenintarile sau pentru a le reduce la un nivel acceptabil prin aplicarea masurilor de protectie;
– sa isi documenteze concluziile cu privire la independenta.
Partenerul misiunii poate identifica o amenintare la adresa indepedentei cu privire la misiunea de audit pe care masurile de protectie sa nu reuseasca sa o elimine sau sa o reduca la un nivel acceptabil.
In acest caz, partenerul misiunii se consulta cu firma pentru a stabili actiunile adecvate, care ar putea include eliminarea activitatii sau a interesului care creeaza amenintarea sau retragerea din cadrul misiunii de audit. Astfel de discutii sau concluzii trebuie sa fie documentate.
c) Acceptarea si continuarea relatiilor cu clientii si misiuni specifice de audit.
Partenerul misiunii ar trebui sa se asigure ca procedurile corespunzatoare cu privire la acceptarea si continuarea relatiilor cu clientii si misiunile specifice de audit au fost respectate si ca concluziile la care s-a ajuns in aceasta privinta sunt corespunzatoare si documentate.
Acceptarea si continuarea relatiilor cu clientii si a masurilor specifice de audit includ luarea in considerare a:
– integritatii principalilor proprietari, a membrilor-cheie din conducere si a celor insarcinati cu guvernarea entitatii;
– faptului daca: echipa misiunii este competenta pentru a desfasura misiunea de audit si dispune de timpul si resursele necesare; firma si echipa misiunii se pot conforma cerintelor etice.
In cazul in care apar probleme in urma luarii in considerare a acestor aspecte, echipa misiunii trebuie sa efectueze consultarile adecvate si sa inregistreze modul in care sunt rezolvate aceste probleme.
d) Responsabilitatile de examinare a activitatii desfasurate de catre membrii echipei care au mai putina experienta.
Responsabilitatile de examinare sunt stabilite pe baza faptului ca membrii echipei care au mai multa experienta, inclusiv partenerul misiunii, examineaza activitatea desfasurata de catre membrii echipei care au mai putina experienta.
Examinatorii iau in considerare daca:
– activitatea a fost desfasurata in conformitate cu standardele profesionale si cu cerintele legale si de reglementare;
– au fost semnalate aspecte semnificative pentru a li se acorda mai multa atentie;
– au avut loc consultari adecvate, iar concluziile la care s-a ajuns au fost documentate si implementate;
– exista o necesitate de a examina natura, momentul si amploarea activitatii desfasurate;
– activitatea desfasurata sustine concluziile la care s-a ajuns si este documentata corespunzator;
– probele obtinute sunt suficiente si adecvate pentru a sustine raportul de audit;
– obiectivele procedurilor misiunii au fost indeplinite.
Partenerul misiunii desfasoara examinari in timp util in etapele adecvate pe parcursul misiunii. Acest lucru permite ca aspectele semnificative sa fie rezolvate inainte de emiterea raportului de audit.
Examenele acopera aspecte critice ale rationamentului, in special pe cele legate de aspectele dificile sau litigioase identificate pe parcursul desfasurarii misiunii, riscurile semnificative si alte domenii considerate importante.
Nu trebuie sa se examineze toata documentatia de audit. Cu toate acestea, este necesar sa se documenteze amploarea si timpul afectat examinarilor.
e) Consultarea
Partenerul misiunii ar trebui:
– sa fie responsabil de consultarea corespunzatoare a echipei misiunii in legatura cu aspectele dificile sau litigioase;
– sa fie convins ca membrii echipei misiunii s-au consultat corespunzator in timpul misiunii, atat intre ei, in cadrul echipei misiunii, cat si cu alte persoane de la un nivel corespunzator din cadrul sau din afara firmei de audit;
– sa fie convins ca atat natura si aria de aplicabilitate a consultarilor, cat si concluziile la care s-a ajuns sunt documentate si convenite cu partea consultata;
– sa se asigure ca acele concluzii la care s-a ajuns in urma consultarilor au fost implementate.
Consultarea eficace cu alti profesionisti necesita ca cei consultati sa cunoasca toate faptele relevante care sa le permita sa ofere sfaturi in cunostinta de cauza cu privire la aspecte tehnice, etice sau de alta natura.
Acolo unde este cazul, echipa misiunii trebuie sa se consulte cu persoane care detin cunostintele, vechimea si experienta corespunzatoare din cadrul firmei sau, daca este cazul, in afara firmei.
Concluziile la care s-a ajuns in urma consultarilor trebuie sa fie documentate si implementate corespunzator.
Documentatia consultarilor cu alti profesionisti care implica aspecte dificile sau litigioase trebuie convenita intre persoane care solicita consultarea si persoana care ofera consultarea.
Documentatia trebuie sa fie suficient de completa si detaliata pentru a permite cunoasterea si intelegerea:
– problemei in legatura cu care s-a solicitat consultarea;
– rezultatele consultarii, inclusiv a oricaror decizii luate, a bazei pe care au fost luate acele decizii si a modului in care au fost implementate.
f) Atunci cand auditorul intocmeste inregistrarile contabile sau situatiile financiare pentru o entitate mica, astfel de servicii nu constituie activitate de audit, iar cerintele privind documentatia de audit nu se aplica in mod obisnuit.
O problema in stabilirea politicii de pastrare a documentelor de lucru ale unei entitati mici este aceea ca proprietarii–administratori solicita adesea copii ale documentelor de lucru care contin informatii contabile pentru a-i ajuta in administrarea entitatii lor.
Standardul stipuleaza ca documentele de lucru se afla in proprietatea auditorului. Desi parti sau extrase din documentele de lucru pot fi puse la dispozitia entitatii la discretia auditorului, ele nu substituie inregistrarile contabile ale entitatii. Ar putea fi util ca in scrisoarea misiunii sa se stabileasca aceste cerinte privind inregistrarile contabile.
Articolul poate fi consultat in intregime in numarul 9 al revistei.
Surse:
1. Norma Metodologica Internationala de Audit 1005 “Considerente speciale privind auditul entitatilor mici”
2. Standardele Internationale de Audit:
– 220 “Controlul calitatii pentru auditul informatiilor financiare istorice”
– 230 “Documentatia in audit”
– 240 “Responsabilitatea auditorului de a lua in considerare frauda intr-un audit al situatiilor financiare”
– 250 “Luarea in considerare a legislatiei si a reglementarilor”
– 260 “Comunicarea aspectelor legate de audit celor insarcinati cu guvernarea”
– 300 “Planificarea unui audit al situatiilor financiare”
– 315 “Cunoasterea si intelegerea entitatii si a mediului sau si evaluarea riscurilor de prezentari eronate semnificative”
– 330 “Procedurile auditorului ca reactie la riscurile evaluate”
